Selecţionarea documentelor

Selecționarea documentelor este operațiunea arhivistică prin care se stabileşte valoarea ştiințifică sau practică a documentelor aparținând unei organizaţii, pentru a le elimina pe cele nefolositoare. Caracterul de ireversibilitate al acestei operațiuni angajează în cel mai înalt grad responsabilitatea creatorilor şi deținătorilor de documente.

Legea Arhivelor Naționale 16/1996 şi Instrucțiunile de aplicare ale Legii 16/1996, creează cadrul juridic legal de desfăşurare a activităților arhivistice, inclusiv a problemei selecționării documentelor la creatorii şi deținătorii de documente.

În aprecierea importanței documentelor este necesar a se avea în vedere respectarea termenelor de păstrare a acestora prevăzute în nomenclatorul arhivistic.

Problema selecționării documentelor este în strânsă legătură cu organizarea acestora. O lucrare de selecționare nu poate fi realizată dacă nu au fost efectuate în prealabil următoarele operațiuni arhivistice: fondare, ordonare, constituire şi inventariere a unităților arhivistice.

Specialiştii Stefadina Comserv SRL vă pot acorda sprijinul necesar pentru evaluarea materialului documentar în vederea păstrării documentelor cu valoare practică şi ştiințifică şi eliminării, prin selecționare, a celor care nu mai sunt utile în activitatea curentă.

Selecționarea sau eliminarea documentelor se realizează numai cu aprobarea Comisiei de Selecționare din cadrul organizației creatoare şi după obținerea avizului Arhivelor Naționale.

Selecționarea documentelor de orice fel, fără avizul Arhivelor Naționale sau serviciilor județene, după caz, atrage după sine răspundere civilă sau penală (legea 16/1996 prin art. 34, stipulează fără echivoc faptul că ,,nerespectarea dispozițiilor prezentei legi atrage, după caz, răspunderea contravențională, civilă sau penală”).

Beneficiile selecționării documentelor:

1. Verificarea gestionară a întregii arhive;

2. Eliminarea documentelor care au depăşit termenul legal de păstrare;

3. Eliberarea spațiului de depozitare;

4. Actualizarea evidenței documentelor din arhivă (refacerea inventarelor documentelor);

5. Eficientizarea sistemului de păstrare şi conservare a arhivei (pe principiul că o arhivă mică este mai uşor de gestionat).