Dans toute institution, vous pouvez trouver des documents avec différents types de contenu, les documents qui doivent parvenir à leurs utilisateurs, afin d'être utilisé efficacement. Par la scanné et l'indexation des documents les avantages suivants sont obtenus:
- La décharge du coût du papier et de l'espace utilisé,
- L’amélioration de l'efficacité et la réduction du temps dans la recherche de l’information;
- Des solutions opérationnelles pour les clients en ce qui concerne les documents,
- La protection de l'information par des signatures électroniques et des marques de timbre de date.
Le processus de scanné de documents à une étape de traitement physique suivi par balayage. L’indexation et le stockage numérique complète le processus d'archivage électronique. Pour un moyen plus efficace de trouver l'information, dans chaque projet, le créateur de documents décide avec notre spécialiste de la structure d'index.
Dans une archive électronique, l'objectif principal est pour le créateur ou le gestionnaire d'archives pour trouver rapidement les informations.
Dans le processus d'archivage électronique, les documents suivent les mêmes étapes que dans la situation des archives physiques:
Cette étape est similaire à la classification des documents et de traitement des archives. Conservé dans les fichiers de levier arc, des dossiers ou d’autres moyens de protection, les documents seront classés selon une méthodologie établie de procédure par le bénéficiaire. Après cela, le processus de scanné peut commencer.
Nos spécialistes feront la conversion de la forme physique en un signal numérique. Les documents sont enregistrés sous forme de fichiers multipages avec les extensions suivantes: tiff, pdf. djvu, compatible avec le logiciel d’enregistrement.
Avec notre équipement, nous pouvons canné des documents spécifiques des bibliothèques et des archives, par exemple: des livres, des dossiers, des registres et des documents avec un format A0. Documents de grandes tailles, collées ou relu, seront analysés sans aucune détérioration.
En établissant une structure d’index, les documents numériques seront indexés et structurellement organisés selon les exigences des clients.
La signature électronique, augmentes le niveau de sécurité de l’information contenu dans nos documents.
Ainsi, vos documents se transforment en une archive électronique prête à être utilisée chaque fois qu’il est nécessaire dans votre activité quotidienne.
Les archives électroniques sont gérées par un logiciel spécial reconnu au niveau européen: ELO Digital. Le partenariat avec ELO Digital représente la solution la plus efficace pour la création et la gestion de documents.
Pour les projets atypiques, nous avons développé nos propres solutions logicielles pour la gestion et l’archivage électronique. Indépendamment de la complexité, nous pouvons trouver des solutions matérielles et logicielles.
