Les besoins en matière de tenue des dossiers, l'utilisation de la protection des informations et des données sont complexes, et de plus en plus urgent. La gestion des documents d'archives est un grand défi pour chaque organisation. L'archivage physique consiste dans le traitement des documents pour une utilisation efficace et la gestion.
À la fin de l'année 2012, Stefadina Comserv a été autorisé à travailler avec des documents classifiés. Nous avons mis en place un service de sécurité avec un personnel spécial qui ont une habilitation de sécurité pour travailler sur des documents hautement classifiés.
Nous voulons devenir des partenaires fiables et offrir des solutions appropriées à votre organisation afin de réduire les risques dans la gestion, la protection et l'accès à l'information. Notre société dispose d'installations sécurisées pour le traitement des archives physiques dans des conditions privées et confidentielles. Les principales étapes de l'archivage physique, conformément à la Loi n ° 16/1996 sur les Archives nationales et aux activités des Normes techniques dans les archives nationales sont:
La Liste générale des documents est un outil dans lequel les fichiers sont regroupés dans des dossiers. Sans cet outil, vous ne pouvez pas créer une archive, ce qui est stipulé par notre loi. Nous collaborerons avec votre personnel afin de créer cet outil, qui définit les documents, fixe leur valeur et les périodes de conservation.
Afin d’obtenir un fond d’archives solides, nos spécialistes détermineront l’origine du document dans les fonds/fonds d’archives.
L’établissement si les documents appartiennent au fonds est l’opération par laquelle on détermine la nature des documents créés et maintenus au fil du temps par les institutions.
Sur la base de la Liste générale des documents, le fonctionnement de la commande est obtenu en classant les documents selon l’organigramme de l’institution et l’environnement réglementaire.
Once the documents are ordered chronologically and by retention periods, according to the Archival Nomenclature, they can be put together as archive units/folders. In the processing stage, we remove white pages, drafts, metal parts (paper clips, staples, pins).
Archive units will be bound with cardboard covers; each folder will not exceed the number of pages provided by the technical rules according to the National Archives Law.
At the end of this activity, the files will be listed with the unit identification mark on the cover of each archive unit (quota, year, page no.).
Une fois que les documents sont classés par ordre chronologique et par périodes de conservation, selon la nomenclature d’archive, ils peuvent être mis en place que des unités d’archives / dossiers. Dans la phase de traitement, nous enlevons les pages blanches, les courants d’air, pièces métalliques (trombones, agrafes, broches).
Les unités d’archivage seront liées avec des couvertures en carton; chaque dossier ne dépassera pas le nombre de pages fournies par les règles techniques conformément à la loi des Archives nationales. A la fin de cette activité, les fichiers seront listés avec la marque d’identification de l’unité sur la couverture de chaque unité d’archivage (quota, année, page etc.).
Compte tenu de l’expérience acquise au fil des années, les spécialistes de Stefadina sont en mesure d’exécuter l’opération d’archivage les plus complexes: l’enregistrement des documents (inventaire).
L’inscription se fait en enregistrant toutes les unités d’archives traitées (fichiers, répertoires, plans, cartes, chassés photos, etc.), l’action matérialisée dans les inventaires d’archives. Les inventaires obtenus peuvent être mis à la disposition du bénéficiaire format papier et électronique.
