|
Organizarea unui fond arhivistic prelucrat (rezultat în urma operaţiilor de fondare, ordonare, constituire şi legătorie) reprezintă o
activitate complexă ce include:
a) Organizarea dosarelor / unităţilor arhivistice legate conform criteriului de ordonare stabilit pentru fondul arhivistic respectiv;
b) Pregătirea cutiilor de păstrare arhivă. Aceste pot diferi funcţie de termenele de pastrare ale dosarelor:
- 1 cutie pentru dosare cu termen de păstrare permanent cuprinde 5-6 unităţi arhivistice (cutii albastre), sau
- 1 cutie pentru dosare cu termene de păstrare temporare cuprinde 10-12 unităţi arhivistice (cutii bej).
c) Introducerea dosarelor / unităţilor arhivistice legate în cutiile de păstrare arhivă;
d) În cazul în care beneficiarul nu doreşte şi Inventarierea documentelor, prelucrarea arhivistică se finalizează prin introducerea
unităţilor arhivistice în cutii de arhivă:
- Tehnoredactarea pe calculator a etichetelor pentru cutiile de arhivă, cu datele de identificare a dosarelor din
cadrul acestora;
- Lipirea etichetelor pe cutii.
e) Aşezarea cutiilor, conform criteriului de ordonare stabilit pentru fondul arhivistic.
f) Numerotarea cutiile din cadrul unui fond arhivistic.
|
În cazul în care beneficiarul nu a dorit Inventarierea documentelor, se poate face recepţia fondului arhivistic prelucrat de către responsabilul cu arhivă
al beneficiarului.
Calculul activităţii de organizare se face la "număr de cutii şi "metri liniari":
- 1 metru liniar = 5 cutii de arhivare pentru 25-30 dosare cu termen de păstrare permanent (cutii albastre), sau
- 1 metru liniar = 3 cutii de arhivare pentru 30-33 dosare cu termene de păstrare temporare (cutii bej).
După încheierea etapei de Organizare a fondului arhivistic prelucrat (I.2.E), fondul poate parcurge una sau mai multe din
următoarele operaţiuni:
1) Inventarierea documentelor (I.2.F) de către echipa de inventariere a SC Stefadina Comserv SRL;
2) Transportul şi Predarea fondulului arhivistic prelucrat (I.3) către responsabilul cu arhiva al beneficiarului;
3) Depozitarea / Gestionarea curentă a fondului arhivistic pe o perioadă determinată (III.1),
într-unul din depozitele SC Stefadina Comserv SRL.
|
)
)
)
)