|
În procesul de prelucrare a documentelor de arhivă, Inventarierea este operaţiunea arhivistică ce constă în luarea în evidenţă
a documentelor,
şi, implicit, a dosarelor / unităţilor arhivistice, după ce au fost supuse ordonării conform criteriilor, problemelor şi termenelor de păstrare
prevăzute în Nomenclatorul Arhivistic şi / sau în Planul metodic de lucru.
Inventarul trebuie să cuprindă, de regulă, toate dosarele care au acelaşi termen de păstrare, create pe parcursul unui an, la nivelul unui
compartiment de muncă. Fiecare inventar va fi copertat, filele numerotate şi va conţine o foaie de titlu şi nota de certificare.
Inventarele se întocmesc atât pe suport de hârtie cât şi în format digital. În temeiul prevederilor legale şi ale normelor arhivistice,
inventarele se întocmesc în trei exemplare pentru documentele cu termene de păstrare temporare sau patru exemplare pentru documentele cu termen de păstrare permanent.
|
Elementele de antet şi titlu ce trebuie să apară în inventar sunt:
- denumirea creatorului;
- titulatura compartimentului de activitate / subdiviziunile acestuia;
- anul în care au fost create documentele;
- termenul de păstrare al documentelor.
Rubricile inventarului conţin datele ce individualizează fiecare dosar / unitate arhivistică:
- numărul curent în inventar;
- indicativul dosarului după Nomenclatorul arhivistic, cu următoarea semnificaţie:;
* cifra romană: denumirile direcţiilor în ordinea în care figurează în schema de organizare,
* litera majusculă: denumirile serviciilor,
* cifra arabă: denumirea dosarului - conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă.
- conţinutul pe scurt al dosarului:
* genul documentelor,
* emitent, destinatar,
* problema / problemele / acţiunea la care se referă.
- datele extreme;
- numărul de file;
- observaţii;
- numarul cutiei.
La terminarea inventarierii fiecarei unităţi arhivistice, pe coperta dosarului se trece cota unităţii arhivistice:
* numărul de ordine al unităţii arhivistice din inventar,
* anul inventarului.
În paralel cu inventarierea dosarelor din cutiile de arhivă se redactează pe calculator etichetele cutiilor cu datele de identificare. Etichetele se
lipesc pe cutiile de arhivă.
Cutiile din cadrul fondului arhivistic se numerotează. Inventarul se completează în dreptul fiecărui dosar cu numărul cutiei în care se află.
Calculul activităţii de inventariere se face la "număr de dosare" şi "metri liniari":
- 1 metru liniar = 25-30 dosare cu termen de păstrare permanent (5 cutii de arhivare albastre), sau
- 1 metru liniar = 30-33 dosare cu termene de păstrare temporare (3 cutii de arhivare bej).
După încheierea etapei de Inventariere a documentelor (I.2.F), se poate face recepţia fondului arhivistic prelucrat de către responsabilul cu arhivă
al beneficiarului. Ulterior, fondul arhivistic poate parcurge una din următoarele operaţiuni:
1) Predarea fondulului arhivistic prelucrat (I.3) către responsabilul cu arhivă al beneficiarului,
pe bază de inventare şi proces-verbal de predare-primire;
2) Depozitarea / Gestionarea curentă a fondului arhivistic pe o perioadă determinată (III.1),
într-unul din depozitele SC Stefadina Comserv SRL.
|
)
)
)
)