|
Dosarele / unităţile arhivistice se constituie potrivit problemelor şi termenelor de păstrare prevazute în Nomenclatorul documentelor de arhivă.
De regulă, într-un dosar se includ documente referitoare la aceeaşi problemă şi cu acelaşi termen de păstrare.
În lipsa Nomenclatorului arhivistic, gruparea documentelor în dosare se realizează după criteriul de ordonare al fondului arhivistic stabilit prin
planul metodic de lucru.
Documentele cuprinse într-un dosar se ordonează cronologic, actele mai vechi se pun deasupra şi cele mai noi dedesubt; în cazuri speciale se ordonează dupa alte criterii
(alfabetic, geografic), conform criteriului de ordonare stabilit la grupare.
|
În timpul operaţiunii de constituire a dosarelor, vor fi eliminate (scoase) clamele, acele, agrafele metalice, filele albe (nescrise), ciornele, dubletele.
Documentele se diferenţiază de ciorne prin semnele de validare: număr de înregistrare, semnătură, ştampilă.
Dosarele constituite nu trebuie să conţină mai mult de 250-300 file. Dacă se depăşeste această cifră, vor fi constituite mai multe volume
pentru acelaşi dosar.
Unităţile astfel constituite se pun în coperţi de carton. Coperţile sunt fabricate din carton de legătorie (de 1,1 mm grosime, avānd dimensiunile
32x23,5 cm pentru documente format A5 şi A4 şi 46x32 cm pentru documente format A3, cu cotor de 2,5cm). În cazul documentelor atipice se va īncerca plierea lor acolo unde
este posibil.
|
Pe coperta dosarului se înscriu urmatoarele elemente de cotă:
- denumirea instituţiei şi a compartimentului creator,
- indicativul din Nomenclator (daca există Nomenclator arhivistic),
- termenul de păstrare,
- cota unităţii arhivistice:
* numărul de ordine al unităţii arhivistice din inventar,
* anul inventarului.
- conţinutul pe scurt al documentelor din dosar:
* genul documentelor,
* emitent, destinatar,
* problema / problemele / acţiunea la care se referă.
- datele extreme,
- numărul de file (dacă dosarul se numerotează),
- volumul (după caz).
În cadrul fiecărui dosar filele se numerotează în colţul din dreapta sus cu creionul negru.
La sfârşitul dosarului/unităţii arhivistice, pe o coală nescrisă, lucrătorul desemnat să constituie dosarul va face certificarea
unităţii arhivistice
menţionând următoarele: "Prezentul dosar (registru, condică, etc.) conţine .... file", acestea fiind redate în cifre şi în
litere cuprinse între paranteze.
După toate aceste elemente, vor fi trecute data certificării şi semnătura celui care a efectuat-o.
Calculul activităţii de constituire se face la "număr de dosare" (25-30 dosare = 1 ml).
După executarea operaţiunii de Constituire a dosarelor / unităţilor arhivistice (I.2.C),
acestea se predau echipei de Verificare şi legare a dosarelor (I.2.D).
|
)
)
)
)
)
)
)
)