I.1. Servicii de preluare şi transport documente

Înainte de a fi supuse procesului de prelucrare arhivistică în succesiunea operaţiunilor specifice,

1. Documentele sunt preluate, de la serviciile beneficiarului, de către echipa noastră de arhivari, în temeiul unor procese-verbale de predare-primire şi a unor eventuale instrumente primare de evidenţă de care dispune beneficiarul (opisuri, borderouri, liste).

2) documentele preluate sunt introduse în cutii de transport arhivă standardizate;

3) se asigură transportul documentelor preluate, cu mijloace auto proprii, către depozitul intermediar de la sediul Stefadina.

Flotila de transport este formată din 3 autoutilitare (doua cu capacitate de 3.5 tone, una cu capacitate de 1.8 tone) şi două maşini de escortă şi curierat. Autoutilitarele sunt închise şi sunt utilizate numai pentru transportul documentelor. Toate mijloacele de transport auto sunt dotate cu sistem de orientare şi monitorizare prin GPS.

În depozitul intermediar de la sediul Stefadina se constituie o zona de carantină unde, în raport de situaţia şi starea lor fizică, documentele sunt supuse acţiunii de:

3) desprăfuire şi
4) dezinsecţie.

Calculul activităţii de preluare se face la "metri liniari" (1 ml = 3 cutii de transport).

După Preluarea şi transportul documentelor (I.1) de la beneficiar urmează efectuarea de Operaţiuni arhivistice asupra documentelor de arhivă (I.2).