I.3. Servicii de predare şi transport fond arhivistic prelucrat

După ce documentele au fost prelucrate arhivistic, în succesiunea operaţiunilor specifice (respectiv fondare, ordonare, constituire, legare, ordonare şi inventariere), şi nu se doreste depozitarea / gestionarea curentă a fondului arhivistic pe o perioadă determinată într-unul din depozitele Stefadina, se procedează la Predarea fondulului arhivistic prelucrat către responsabilul cu arhivă al beneficiarului, pe bază de inventare şi proces-verbal de predare-primire.

Transportul fondului arhivistic prelucrat se efectuează cu mijloacele de transport auto ale Stefadina Comserv. Flotila de transport este formată din 3 autoutilitare (doua cu capacitate de 3.5 tone, una cu capacitate de 1.8 tone) şi două maşini de escortă şi curierat. Autoutilitarele sunt închise şi sunt utilizate numai pentru transportul documentelor. Toate mijloacele de transport auto sunt dotate cu sistem de orientare şi monitorizare prin GPS.

Cu prilejul predării-primirii, se întocmeşte un proces verbal de predare-primire în care vor fi menţionate toate datele referitoare la situaţia fondurilor şi colecţiilor din cadrul depozitului, după ce a fost efectuată verificarea documentelor prin confruntarea cu inventarele arhivistice sau instrumentele de evidenţă (inventare, liste, tabele, fişe, etc.).

Procesul verbal de predare-primire se întocmeşte în 3 exemplare, originalul fiind păstrat de şeful instituţiei beneficiare, exemplarul 2 rămâne la predator, iar cel de-al III-lea va fi păstrat de responsabilul de arhivă.

Calculul activităţii de predare se face la "metri liniari", "număr de cutii şi "număr de dosare":

  - 1 metru liniar = 5 cutii de arhivare = 25-30 dosare cu termen de păstrare permanent (cutii albastre), sau
  - 1 metru liniar = 3 cutii de arhivare = 30-33 dosare cu termene de păstrare temporare (cutii bej).