III.1. Servicii de gestionare / depozitare fond arhivistic

   A. Pregătirea documentelor în vederea gestionării.

Prima etapă de gestionare curentă a documentelor, în scopul depozitării acestora pe o perioadă determinată, necesită pregătirea documentelor în vederea gestionării:

- Verificarea conţinutului cutiilor şi preluarea în gestiune a fondului arhivistic pe baza unui proces verbal de predare-primire şi eventuale inventare sau alte forme de evidenţă (liste, borderouri, s.a.);

- Sigilarea (eventuală a) cutiilor după încheierea procesului verbal de predare-primire;

- Organizarea fondului arhivistic în incinta locaţiei destinate depozitării; aşezarea cutiilor pe raft, pe servicii, cronologic, pe probleme, termene de păstrare sau alte criterii în funcţie de profilul şi specificul activităţii instituţiei;

- Întocmirea ghidurilor de raft.

Caracteristicile tehnice ale Depozitului de arhivă din locaţia Stefadina sunt prezentate aici.

După ce documentele au fost pregătite pentru gestionare şi aranjate în depozit pe rafturi (III.1.A) urmează etapa de Gestionare a arhivei pe durata depozitării (III.1.B).