|
Pe durata depozitării unui fond arhivistic, SC Stefadina Comserv srl organizează şi pune la dispoziţie documentele solicitate de beneficiar,
sub formă fizică (asigurând manipularea şi transportul) sau electronică (fax sau copie scanată).
Pe baza evidenţelor, Beneficiarul solicită în scris (email sau fax) un document/ dosar/ cutie,
menţionând numărul dosarului / cutiei şi modalitatea de acces a informaţiei (fizic sau electronic), autorizând desigilarea cutiei.
1. Cazul în care se solicită documentul fizic:
** prestatorul desigilează cutia pentru a pune la dispoziţie dosarul/ele, în interval de 24 ore de la primirea
solicitării;
** prestatorul operează ieşirile documentelor în registrul de depozit;
** prestatorul organizează transportul şi predarea documentelor pe bază de proces verbal de predare-primire;
** beneficiarul notifică prestatorul când documentele pot fi rearhivate;
** prestatorul organizează transportul şi preluarea în gestiune a documentelor pe bază de proces verbal de
predare-primire;
** prestatorul rearhivează documentele, sigilează cutia, şi actualizează registrul de depozit.
Notă: mijloacele de transport auto sunt dotate cu sistem de orientare şi monitorizare prin GPS, sunt închise şi sunt utilizate
numai pentru transportul documentelor.
|
|
2. Cazul în care se solicită documentul electronic (copie scanată):
** prestatorul desigilează cutia, identifică documentul şi îl transmite prin fax sau îl scanează şi îl trimite prin email
în interval de 12 ore de la primirea solicitării.
** prestatorul sigilează şi rearhivează cutia.
** prestatorul menţionează/ evidenţiază comanda în registrul de depozit.
Lunar prestatorul transmite beneficiarului o copie a situaţiei intrărilor-ieşirilor din depozit.
SC Stefadina Comserv srl pune la dispoziţie personal pregătit profesional pentru identificarea rapidă a documentelor solicitate şi întreaga logistică
bazată pe formulare, care stau la baza utilizării documentelor pentru creatorul arhivei, respectiv Beneficiarul serviciului.
Caracteristicile tehnice ale Depozitului de arhivă Stefadina sunt prezentate aici.
|
)
)
)
)