|
Dupa etapa de pregătire a documentelor în vederea gestionării urmeaza cea de Gestionare a arhivei pe durata depozitării:
- Elaborarea ghidului topografic de depozit pentru regăsirea rapidă a documentelor solicitate. Prestatorul pune la dispozižia Beneficiarului
o copie a ghidului topografic pentru o identificare comună a documentelor necesare vizualizării.;
- Monitorizarea intrărilor şi ieşirilor de documente/cutii din depozit. Crearea unui Registru de depozit pentru consemnarea intrarilor-ieşirilor
de documente din depozit. Folosirea Fişelor de control.
- Gestionarea curentă a depozitului de arhivă:
** verificarea şi monitorizarea condiţiilor optime de temperatură, umiditate şi luminozitate pentru conservarea
documentelor;
** verificarea şi monitorizarea funcţionării echipamentelor tehnice de asigurare a climatului în depozit
** verificarea integrităţii mijloacelor speciale de protecţie a documentelor (cutii)
** monitorizarea planului de măsuri de întreţinere a depozitelor de arhivă (desprăfuire, dezinsecţie şi
dezinfecţie periodică).
|
|
Depozitul de arhivă este dotat cu sisteme de supraveghere video şi de înregistrare permanentă a datelor pe server. De asemenea, corespunde cerinţelor din Legea nr. 16/1996
şi Normelor privind condiţiile de păstrare a documentelor, protecţiei împotriva incendiilor şi a efracţiei în depozitele de arhivă.
Caracteristicile tehnice ale Depozitului de arhivă din locaţia Stefadina sunt prezentate aici.
Pe durata depozitării fondului arhivistic (III.1.B) specialistii SC Stefadina Comserv SRL organizează activitatea de manipulare şi transport al documentelor solicitate de beneficiar (III.1.C).
|
)
)
)
)