I.2. Operaţiuni arhivistice - Evidenţa fondurilor şi colecţiilor arhivistice

   L. Verificarea existentului cu instrumentele de evidenţă la fondurile

şi colecţiile arhivistice din depozitele STEFADINA.

Periodic, fondurile şi colecţiile arhivistice ale beneficiarilor, păstrate pe durată determinată în spaţiile de depozitare ale SC STEFADINA COMSERV SRL, sunt supuse operaţiunii de verificare a existentului, a stadiului de prelucrare şi a stării de conservare a documentelor.

Scopul respectivei operaţiuni arhivistice este de a stabili integritatea fondurilor, existenţa documentelor cuprinse în inventare sau alte instrumente de evidenţă, stabilirea stadiului în care se află procesul de prelucrare arhivistică a documentelor (ordonare, inventariere, selecţionare), verificarea stării de conservare a unităţilor arhivistice şi menţionarea elementelor negative ale condiţiilor de păstrare.

După efectuarea verificării existentului se întocmeşte un proces verbal individual pentru fiecare fond sau colecţie, stabilindu-se măsurile ce urmează a fi luate privind prelucrarea / conservarea documentelor.