|
1. Sistematizarea fondurilor şi colecţiilor în depozitele de arhivă.
Sistematizarea fondurilor şi colecţiilor arhivistice în depozitele de arhivă ale beneficiarilor se realizează astfel:
- când beneficiarul deţine două sau mai multe fonduri arhivistice - pe domenii de activitate, iar la nivelul fiecărui domeniu, pe instituţiile creatoare şi pe
structurile acestora,
- când beneficiarul deţine doar fondul propriu de arhivă, aşezarea acestuia în depozit reflectă sistemul de ordonare stabilit pentru fondul respectiv:
- structural-cronologic;
- cronologic-structural;
- alfabetic;
- geografic;
- pe clienţi, etc.
La rândul lor, unităţile arhivistice/dosarele sunt aşezate pe rafturi şi în cadrul lor, pe poliţe, începând din partea
stângă spre dreapta, întodeauna pornindu-se de la nivelul superior al raftului.
Din aceleaşi considerente enunţate mai sus, pentru fiecare depozit în parte, se realizează un ghid topografic.
2. Manipularea documentelor.
Unităţile arhivistice/dosarele se pot scoate din depozite în diverse scopuri întemeiate:
- pentru rezolvarea unor lucrări administrative, informări, documentări;
- pentru a fi puse, prin intermediul sălilor de studiu, la dispoziţia cercetării;
- pentru rezolvarea cererilor diverselor persoane fizice şi juridice, prin eliberarea de copii, extrase, certificate privind
drepturi de proprietate, vechime în muncă, moşteniri, genealogii, etc;
- în vederea supunerii unor documente operaţiunilor de recondiţionare sau restaurare.
Indiferent în ce scop au fost solicitate, scoaterea din depozite a dosarelor/unităţilor arhivistice se face pe baza unei solicitări scrise / telefonice,
dosarele respective fiind consemnate in registrul de depozit, iar în locul lor, în cutie, va fi introdusă fişa de control.
Toate aceste operaţiuni intră în responsabilitatea arhivarului (gestionarului de depozit).
Specialiştii SC STEFADINA COMSERV SRL acordă servicii de specialitate în vederea sistematizării fondurilor şi colecţiile arhivistice din
depozitele de arhivă ale beneficiarilor, precum şi pentru iniţierea instrumentelor de evidenţă necesare gestionării si manipulării documentelor
din depozit.
|