Firmele de arhivare a documentelor şi-au văzut afacerile crescând de peste trei ori în ultimii cinci ani, perioadă în care nu au avut nevoie de autorizări speciale. Statul va schimba însă regulile. Orice firmă sau instituţie a statului este obligată de lege să păstreze zeci de ani anumite acte şi registre şi multe au decis să externalizeze activităţile de arhivare pentru a reduce costurile.

"Odată cu boomul economic din anii trecuţi, a crescut numărul firmelor, dar şi al documentelor care trebuie stocate. Companiile mari produc foarte multe hârtii care trebuie depozitate în condiţii speciale. Majoritatea multinaţionalelor şi-au externalizat activitatea de arhivare pentru a nu mai investi în spaţii de depozitare, personal şi software. Îsi reduc costurile de depozitare la jumătate",.......

Chiar daca legislaţia actuală nu reglementează această activitate, dar nici nu o interzice, firmele care oferă servicii de arhivare s-au înmulţit.

Stop-joc pentru firmele mici

Un proiect de lege adoptat deja în Guvern săptămâna trecută şi trimis Parlamentului obligă însă orice jucator din piaţă să obţină o autorizare de la Arhivele Naţionale. Aceasta va fi acordată doar firmelor care pot dovedi ca au o anumită baza materială, că deţin un fond pentru acoperirea cheltuielilor de transport al documentelor, în caz de încetare a activităţii, că respectă norme de competenţă profesională. Procedurile de desfăşurare a activităţii vor fi aprobate prin norme metodologice de către ministrul administraţiei şi internelor. Jucătorii mari sunt mulţumiţi. Pentru cei mici, însă, noile reguli închid porţi de intrare pe piaţă.
.......

"Modificarea Legii nr. 16/1996 va elimina firmele care nu au în prezent capacitaţile si acreditarile necesare desfasurarii unor activitaţi de arhivare legale (salariaţi, atestari profesionale, competenţe)", spune si Mihai Nicolae, director general Stefadina Comserv.

Legislaţia prevede termene în care documentele trebuie ţinute în arhive: 10 ani pentru registre si documente justificative si contabile, cu excepţia statelor de salarii, cărţilor de munca, statelor de plată si dosarelor de personal, care se ţin 50 de ani. Titlurile de proprietate se păstrează 100 de ani, la fel si autorizaţiile de construcţie. Cele opt firme mai mari din piaţă îsi împart câteva mii de clienţi. "Sunt multe firme de arhivare, dar majoritatea nu efectuează decât anumite servicii, fie îndosariază, fie arhivează, fie distrug documente. Doar opt firme contează într-adevar, şi dintre acestea numai trei-patru beneficiază de sistem integrat şi oferă toate serviciile", .....

De serviciile specialiştilor externi au uneori nevoie şi firmele cu arhivă proprie. "Noi avem arhivă proprie, dar o parte din documente este preluată de companii specializate. Încercăm să utilizăm raţional şi cât mai optim spaţiul arhivei proprii. E mai avantajos financiar să colaborăm cu firmele de arhivare", spune Cornel Cojocaru, director comunicare BCR.

Chiar şi agenţiile guvernamentale care gestionează fonduri europene şi care nu au voie să externalizeze activitatea apelează la firme de arhivare pentru îndosarierea şi arhivarea actelor. "Noi am fost nevoiţi să punem la punct o arhivă proprie, întrucât reprezentanţii Comisiei Europene ne verifică periodic activitatea şi trebuie să aibă la îndemână toate documentele. Cu toate acestea, apelăm la firme de specialitate pentru a ne ajuta să îndosariem şi să aranjăm hârtiile", spun reprezentanţii Agenţiei de Plăţi pentru Dezvoltare Rurală si Pescuit.

Cititi aici textul complet al articolului [pdf] (72 KB)